Требования к электронным документам
1. Настоящие требования распространяются на обмен юридически значимыми и иными сообщениями в электронной форме (далее – юридически значимые сообщения, электронный документ) посредством электронной почты между лицами, выразившими согласие на их применение путем заключения соглашения (договора) или путем обмена письмами. Настоящие требования не распространяются на обмен счетами-фактурами (в том числе исправленными и корректировочными), первичными учетными документами, счетами на оплату и иными документами, подтверждающими исполнение обязательств по договору.
2. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
3. Не допускается направление электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также информацию конфиденциального характера (в том числе коммерческую и иную охраняемую законом тайну, информацию для служебного пользования, персональные данные, за исключением фамилии, имени, отчества).
4. Файл электронного документа должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста. Если документ имеет приложение, файлы прилагаемых документов представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы прилагаемых документов могут быть представлены в следующих форматах:
1) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODF - для документов с текстовым содержанием;
2) PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF - для документов с графическим содержанием.
5. Каждый документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и содержать реквизиты документа (например: В32-II-2-19-8578 от 03.02.2022).
6. Если документ имеет приложение, он должен содержать отметку о наличии приложений с нумерацией, которая должна быть отражена в наименовании файлов приложений (например: Приложение 1. Перечень согласованных мероприятий по договору от 03.02.2022 № 123).
7. Если количество файлов прилагаемых документов 3 и более, допускается их направление в архиве формата ZIP.
8. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.
9. Электронный документ должен быть подписан одной или несколькими усиленными квалифицированными электронными подписями в соответствии с законодательством Российской Федерации в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись).
Не допускается обмен электронными документами, подписанными простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отделенная электронная подпись).
При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.
Не допускается обмен электронными документами, подписанными присоединенными электронными подписями.
10. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Не допускается обмен электронными документами, подписанными электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Дата публикации: 29.05.2023